Numérisation: un pas après l’autre
La numérisation est un défi particulier pour les autorités communales, notamment parce que leurs services doivent être accessibles au public. A quoi faut-il faire attention pour que la numérisation des démarches administratives soit un succès?
Quand on parle d’administration numérique, la digitalisation des démarches administratives arrive en tête des attentes exprimées par la population mais aussi par le personnel communal. Il est d’ailleurs tout à fait naturel et sain qu’une commune qui engage ressources et finances sur la voie de la digitalisation puisse en attendre des bénéfices intrinsèques.
Cependant, la numérisation des démarches administratives communales est un sujet complexe. Cela touche de nombreux domaines métiers et bases légales. Une automatisation de bout-en-bout et sans rupture de média signifie la mise en œuvre d’une interopérabilité avec une grande diversité de systèmes et de données à normaliser.
Ce n’est pas quelque chose qui peut se faire de manière immédiate et instantanée. C’est une démarche qui s’effectue en plusieurs étapes. Des étapes durant lesquelles les communes doivent continuer à fonctionner normalement. Impossible d’appuyer sur le bouton «pause» pendant qu’on digitalise.
Ainsi, il se peut que certaines étapes apportent une attention plus particulière à un volet qu’à un autre et que le résultat soit plus visible et perceptible par la population que par les services communaux, ou l’inverse. Il se peut également que seulement quelques premiers pas soient faits sur le chemin de l’automatisation complète.
Ce qui est essentiel pour continuer à avancer sur ce chemin par étapes, c’est:
de conserver l’objectif d’apporter de la valeur ajoutée à chaque partie prenante, en recherchant un bon équilibre entre les différentes phases de l’initiative. Il est également important de rendre à chaque fois lisible, compréhensible et transparent ce qu’une étape apporte à la population et aux services communaux, même si c’est une étape intermédiaire;
de rester connecté au terrain, que ce soit côté expérience utilisateur final ou en s’immergeant dans le quotidien des services communaux, ainsi qu’en leur donnant voix au chapitre dans la définition de la feuille de route de digitalisation;
de garder le cap vers une automatisation de bout-en-bout entre les différents systèmes impliqués, en expliquant que cela prendra du temps, mais que chaque étape contribue petit à petit à nous rapprocher de cet objectif.
En d’autres termes, accepter d’avancer – avec patience – par étapes, apporter de la valeur à chacune d’elles et rester connecté au terrain sont des ingrédients essentiels dans une telle démarche.
Guide pratique du numérique pour les communes
Aujourd’hui, pratiquement aucune commune n’échappe à la numérisation. Alors que certaines sont déjà bien avancées, d’autres n’en sont qu’au début du processus. Quelle question sur la numérisation ou la cyberadministration préoccupe votre commune? Ecrivez-nous et, avec un peu de chance, votre question sera traitée par des experts dans notre rubrique «Guide pratique du numérique pour les communes».
