Comment archiver des documents numérisés?
«Les archives des communes, parfois vieilles de plusieurs siècles, contiennent des documents exclusivement sur papier; aujourd'hui, beaucoup de choses se passent sous forme numérique. Notre commune se pose la question de savoir comment préserver nos documents pour la postérité. Comment pouvons-nous garantir que les documents numériques resteront accessibles à l’avenir? Quelle est la situation légale à cet égard?» - Commune de Tägerig (AG)
Toutes les informations enregistrées, quel que soit leur support, qui ont été reçues ou produites dans le cadre de l’accomplissement de tâches publiques, doivent être archivées. Cela comprend les outils et les données complémentaires nécessaires à la compréhension de ces informations. Les services d’archivage doivent s’assurer que l’intégrité des documents conservés est préservée.
La Confédération, les cantons et les communes concernés ainsi que la Principauté de Liechtenstein gèrent le Centre de coordination pour l’archivage à long terme de documents électroniques (CECO) sur la base d’un accord administratif. Le CECO publie aussi sur son site web des outils et des services utiles pour l’archivage numérique.
L’archivage des documents de la Confédération est régi par la loi fédérale sur l’archivage (LAr; RS 152.1). Les cantons ont réglementé de manière autonome les archives cantonales (art. 47 de la Constitution). Enfin, l'autonomie des communes en matière d'archivage est également déterminée par le droit cantonal.
Guide pratique du numérique pour les communes
Aujourd’hui, pratiquement aucune commune n’échappe à la numérisation. Alors que certaines sont déjà bien avancées, d’autres n’en sont qu’au début du processus. Quelle question sur la numérisation ou la cyberadministration préoccupe votre commune? Ecrivez-nous et, avec un peu de chance, votre question sera traitée par des experts dans notre rubrique «Guide pratique du numérique pour les communes».
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